Administratieve Proces

Administratief Proces

Wanneer je een webwinkel hebt is het natuurlijk belangrijk dat je jouw administratieve proces goed kunt inrichten. In deze handleiding beschrijven we welke instellingen je waar kunt vinden. We gaan in op orderbeheer, factuurbeheer, offertebeheer en het retourproces. 

1. Workflow Settings

De instellingen om het administratieve proces in te richten vind je bij “Startpunt > Mijn Webshop > Instellingen > Bestelproces & voorraad > Workflow’.

Hier kan het volgende worden ingesteld:

Orders
Onder het tabblad ‘Orders’ kan je de wijzigen doorvoeren die van toepassing zijn op de workflow omtrent orders. Hier kun je aanpassingen doorvoeren op basis van het ordernummer en status instellingen.

Ordernummer opmaak
Als webshopeigenaar heb je de keuze om beginletters toe te voegen (bijvoorbeeld voor een order de letter ‘ORD’). Daarnaast kan je gebruik maken van voorloopnullen (bijvoorbeeld 00001) en als webshopeigenaar kan je het jaartal in het nummer opnemen dat ieder jaar zal oplopen met een jaar en het getal erachter op nul zal zetten. De wijzigingen worden direct weergegeven in het voorbeeld (bijv.: ORD2019-000001). Tot slot heb je de mogelijkheid om het huidige ordernummer aan te passen bij eerstvolgende ordernummer.

Order nummers resetten 

Het is mogelijk om de order-, offerte-, retour- en factuurnummers te resetten. Dit houdt in dat je weer vanaf nummer 1 kan beginnen met tellen per dag, week, maand, kwartaal of jaar. Wil jij bijvoorbeeld standaard vanaf elk kwartaal opnieuw beginnen met de nummering van je ordernummers? Als je deze instelling aanzet dan worden de ordernummers automatisch gereset per kwartaal. Let op, je ordernummers blijven uniek, maar het voorloopnummer zal zich aanpassen naar deze instelling.

Deze instelling geldt voor:

• Ordernummers
• Factuurnummers
• Retournummers
• Offertenummers

Status instellingen
Naast het aanpassen van het ordernummer heb je ook de mogelijkheid om de verschillende statussen te voorzien van een eigen kleur en is het mogelijk om statussen te hernoemen en te deactiveren. Statussen zoals nieuw, In behandeling en verzonden worden in het design uitgebeeld als disabled maar wel actief, die kun je dan ook niet deactiveren omdat die statussen minimaal nodig zijn voor het orderproces binnen CCV Shop.

Pakbon
Het is ook mogelijk om in te stellen dat de pakbon automatisch wordt verstuurd nadat een order is geplaatst. Je kunt hier aangeven naar welk e-mailadres de pakbon verstuurd moet worden. Hier kun je komma gescheiden meerde e-mailadressen toevoegen.

Zet de productaantallen op 0 en boek automatisch de voorraad terug

Met deze instelling kun je bij annuleringen van orders automatisch de productaantallen op 0 zetten en de voorraad terugboeken. Dit is essentieel voor het correct aanmaken van een creditfactuur.

Hoe werkt het?

• Automatisch: Bij het instellen van automatisch facturen aanmaken bij annulering, wordt deze functie automatisch ingeschakeld.
• Handmatige: Als je geen automatische facturen gebruikt, kun je deze instelling zelf in- of uitschakelen.

Bij mass actions volgt het systeem altijd de workflow-instellingen. Voor individuele orders kun je hiervan afwijken, maar een factuur kan alleen worden aangemaakt als de aantallen op 0 staan.

 

Facturen

Ordernummer opmaak
We zien onder ‘Factuurnummer opmaak’ dat er onderscheid wordt gemaakt tussen debet- en creditfacturen. Als webshopeigenaar heb je de mogelijkheid om verschil te maken in het factuurnummer door de verschillende (debet-/ credit-)facturen te scheiden door andere voorloopletters in te stellen. Tot slot heb je de mogelijkheid om het huidige debet- en of creditnummer aan te passen bij eerstvolgende debet- en/ of creditfactuur.

Aan/uitzetten initieel aanmaken van een factuur 
Je kunt het initieel aanmaken van een factuur aan en uitzetten. Je kunt dus zelf eerst een order bewerken voordat je een eerste factuur genereert. 

Retouren

Status instellingen
Zoals bij orders, heb je de mogelijkheid om de statustitel en kleur aan te passen.

In de volgende video zullen we jullie de volledige flow van het aanmaken van een order in de onderhoudstool laten zien: 
Let op! Om de kwaliteit van de video te verhogen kun je klikken op volledig beeldscherm rechtsonder, vervolgens op het tandwiel. Daar kun je klikken op: 'kwaliteit' deze kun je aanpassen naar 1080p HD. 

2. Retouren

Retournummer opmaak
Het opmaken van het retournummer werkt hetzelfde als bij de andere tabbladen zoals orders, facturen en offertes. Daarnaast heb je de mogelijkheid om het huidige retournummer aan te passen bij eerstvolgende retournummer.

Status instellingen
Bij status instellingen heb je als webshopeigenaar de mogelijkheid om de statussen nieuw, in behandeling, geannuleerd en gecrediteerd aan te passen op basis van titel en kleur. Ook in dit tabblad is er geen status actief/ niet actief meegenomen omdat de genoemde statussen allen verplicht zijn binnen het systeem van CCV Shop.

Retourformulier instellingen
Bij de instellingen van het retour formulier heb je de mogelijkheid om drie instellingen aan te passen, namelijk: het kiezen van een FAQ-categorie, het retourrecht en het aanpassen van de verzendinformatie. Deze zullen we hieronder kort toelichten:

FAQ-categorie
Als webshopeigenaar is het mogelijk om verschillende pagina’s aan te maken met elementen, hier kun je ook een FAQ-formulier aanmaken. Dit kan via Startpunt > Mijn Webshop > Mijn Pagina’s. Binnen het FAQ-formulier element is het mogelijk om in de dropdown de juiste categorie te selecteren met betrekking tot retourneren. In het FAQ-formulier kun je een categorie aanmaken waar je als webshopeigenaar zowel een vraag als antwoord kunt schrijven. Voorbeeld:
Vraag:
Hoelang duurt het voordat ik mijn retour label ontvang?
Antwoord
Zodra je een retour hebt aangemaakt zal je direct de mogelijkheid hebben om het retour label te downloaden.

Na het kiezen van de FAQ-categorie wordt het FAQ-blok weergegeven op het retour formulier en eventueel op de bedankpagina als je dit specifiek hebt ingesteld. Je kunt dit specifiek instellen via Startpunt > Mijn Webshop > Instellingen > Algemeen > Teksten.

Retourrecht
Naast het kiezen van een FAQ-categorie is het ook mogelijk om het retourrecht aan te passen. Standaard zal het retourrecht staan op 14 dagen. De retourbutton en functie zal na 14 dagen (aankoopdatum) komen te vervallen.

Verzendinformatie
Bij de verzendinformatie (stap 3 van het retourformulier) heb je de mogelijkheid om informatie te verstrekken op basis van de verzending van de te retourneren producten. Er zal een standaard tekst staan die je kan aanpassen naar wens. Wanneer je deze tekst leeg laat zal deze verzendinformatie niet worden weergeven op het retourformulier.

Retourreden
Als webshopeigenaar is het natuurlijk belangrijk om retourredenen te kunnen aanpassen, verwijderen en toevoegen. Standaard zullen er 3 redenen staan die je kan bewerken, ook kun je redenen toevoegen. Mocht er geen redenen zijn (alle redenen verwijderd) dan verdwijnt de dropdown in het retourformulier. Bij de retourreden kan je klant een reden opgeven waarom het product retour gaat. Jouw klant heeft daarnaast ook nog de mogelijkheid om de reden verder toe te lichten in het tekstgedeelte.

Retouracties
Tot slot heb je als webshopeigenaar de mogelijkheid om retouracties aan te maken. Met de retouracties kan de klant of webshopeigenaar aangeven welke actie er volgt bij een bepaalde retour. Zowel de retourreden als de retouractie zijn terug te zien en aan te passen in het tabblad retouren in een order. Bij elke retouractie kan je aangeven of stap 2 weergegeven mag worden op het retourformulier. (Stap 2 is het controleren van de adresgegevens voor het opsturen van bijvoorbeeld een vervangend product).

Afwijkend Retouradres
Wil je een retouradres kiezen dat anders is dan het adres van jouw webshop? Dit kun je ook instellen bij de retour settings. Je kunt hier een afwijkend retour adres invullen. Het adres wordt vervolgens getoond op de retourlabels die verstuurd worden naar jouw klanten.

Offertes
Bij de workflow settings is er ook is er een apart tabblad voor offertes. Je kunt hier verschillende statussen voorzien van een eigen kleur en deze hernoemen. Ook kun je offertenummers opmaken.

3. Ordergeschiedenis bij Gebruiker

Als webshopeigenaar krijg je steeds meer grip om specifiek voor die gebruiker instellingen door te voeren, daarom is het nu ook mogelijk om specifieke informatie per klant / gebruiker in te zien. Wil je bijvoorbeeld het aantal orders inzien, het aantal bezoeken of het totaalbedrag wat de klant heeft besteed in jouw webshop? Dit is mogelijk via Startpunt > Mijn Klanten > Gebruikers.

Je zult op de detail pagina van de gebruiker twee tabbladen zien, namelijk ‘Persoonsgegevens’ en ‘Order historie’.

4. Mijn Orders

Via Startpunt > Mijn Orders kun je onder andere terecht bij het orderbeheer, offerte beheer, facturenbeheer en retour beheer. Ook orderstatistieken, orders exporteren en het CCV Pay Dashboard zijn hier te vinden.

Je kunt alle orders inzien via Startpunt > Mijn Orders > Orderbeheer. Je kunt hier snel zoeken door in de zoekbalk het order-of artikelnummer in te geven. Wil je filteren of geavanceerd zoeken dan klappen de filtervelden open wanneer je op de filterknop drukt rechts in het scherm. Je kunt ook gerichter zoeken op bijvoorbeeld: track & trace. Ook is er net als bij het offertebeheer een knop met standaardwaardes instellen waar je standaard waardes m.b.t. het filteren en sorteren in kan stellen. Denk hierbij aan het tonen van het aantal orders, de betaalmethodes, of de order betaald is, etc.

Onder het zoeken en filteren worden de orders in een tabel weergegeven. In de tabel kun je de volgende waardes aflezen van een order: ordernummer, klantnaam, verzendmethode, betaalmethode, orderstatus, aangemaakt op en totaalbedrag. Maak je gebruik van Multishop en een gedeeld orderbeheer? Dan zal de naam van de webshop waar de order is geplaatst ook worden getoond. Er is tevens ook een optie (dropdown) om te filteren op basis van shopnaam, zo kun je snel en eenvoudig inzien in welke shop de orders zijn geplaatst.

In de volgende video willen we jullie graag laten zien hoe je een order kunt aanmaken, en hoe je vervolgens de order geschiedenis van de klant kan inzien:

Let op! Om de kwaliteit van de video te verhogen kun je klikken op volledig beeldscherm rechtsonder, vervolgens op het tandwiel. Daar kun je klikken op: 'kwaliteit' deze kun je aanpassen naar 1080p HD. 

Wanneer je op een order klikt in het orderbeheer dan kom je automatisch terecht op de order detail pagina van deze specifieke order. Hier kun je verschillende tabbladen zien die we hieronder stapsgewijs zullen uitleggen.

Orderdetail pagina
Tabblad Orderoverzicht
Het eerste tabblad geeft een totaalbeeld van de order. Vanuit het orderoverzicht kun je snelle acties uitvoeren of navigeren naar een van de andere tabbladen waar je verschillende acties kan uitvoeren. Ook kun je door middel van het pijltje het menu aan de linkerkant inklappen, zodat je overzichtelijk de gehele order kan inzien. 

In het eerste blok (links) worden de klantgegevens weergegeven. Je ziet het factuuradres, het afleveradres, eventuele opmerkingen van de klant en een kaart van de locatie van de klant. Daarnaast heb je de optie om een bericht te versturen door middel van de knop ‘Verstuur bericht’.

Het tweede blok geeft de verzendmethode aan. Hier kan ook bijvoorbeeld bezorging of afhalen komen te staan. Je kunt als webshopeigenaar een track & trace code ingeven die de klant ontvangt. Wanneer je hiervoor kiest, zal er een pop-up komen waarbij je de track & trace kunt invullen. Hier kun je ook de order status op verzonden zetten en de klant informeren.

Het derde blok is een weergave van de ordernotities. Dit zijn (interne) notities die je hebt genoteerd in deze order. Voor deze weergave geldt: het eerste item is het meest recente item.

Het vierde blok, onder verzending en notities, geeft de producten weer die in de order opgenomen zijn. Hier heb je ook de mogelijkheid om een artikellijst en een pakbon uit te printen.

Het vijfde blok geeft de Statushistorie aan. Hier kun je snel inzien welke status een order heeft. De meest recente status staat bovenaan. De knop ‘Wijzig status’ opent een pop-up waarin je de status kan wijzigen en tevens een bericht naar de klant kan sturen dat betrekking heeft op het aanpassen van de status.

Het zesde blok (onder het producten blok) geeft de Betaalhistorie weer. De betaalhistorie geeft aan of de order betaald is of niet. Daarnaast wordt er ook bijgehouden hoe en door wie er een actie omtrent een betaling is gedaan en op welke datum en welk tijdstip.

Het zevende blok in het orderoverzicht geeft de facturen weer. Elke order kan meerdere (debet/credit) facturen bevatten. In het blok wordt een tabel weergegeven van de facturen met daarbij het factuurnummer, status, datum en totaalbedrag. Ook wordt er weergegeven of er een openstaand bedrag of een terug te betalen bedrag van toepassing is. Wanneer er een openstaand bedrag is en een debetfactuur is nog niet betaald dan verschijnt de knop ‘Verstuur betaallink’ in dit blok (Wanneer de betaallink app geactiveerd is). Je kunt met een handeling een betaallink sturen zodat de klant het openstaande bedrag (alsnog) kan voldoen.

Daarnaast is het bij het orderoverzicht mogelijk om een overzicht van de bestelde producten per categorie weer te geven. De instelling hiervoor moet je eerst zelf aanzetten. Deze vind je onder: Startpunt > Mijn Webshop > Instellingen > Lay-out > Factuur en pakbon layout.
Vervolgens kan je hier de optie “Toon producten per categorie op orderoverzicht” aanvinken.

Tabblad Koppelingen:
In het tabblad koppelingen zie je koppelingen die je met externe partijen hebt gemaakt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan MyParcel. Je kunt in dit tabblad eenvoudig een order aanmelden en het verzendetiket downloaden.

Tabblad Facturen:
In dit tabblad worden de facturen weergegeven. Je kan de facturen van die order inzien, versturen per e-mail, een betaallink versturen op het moment dat er nog een bedrag openstaat en de factuur nog niet de status betaald heeft, de status wijzigen en een pdf downloaden van die factuur. De meest recente factuur staat in dit overzicht ook bovenaan. Daarnaast kun je hier ook handmatig een factuur aanmaken nadat de order is aangepast.

Tabblad Retouren:
In het tabblad ‘Retouren’ heb je de mogelijkheid om retouren van die order in te zien en het is mogelijk om handmatig een nieuwe retour aan te maken wanneer er nog producten zijn die niet geretourneerd zijn. Wanneer dit wel het geval is heb je hier alleen nog de mogelijkheid om retouren in te kunnen zien, en de status, retourreden en retouractie te kunnen wijzigen.

Bij het handmatig aanmaken van een retour verschijnt er een pop-up waarin de producten worden weergegeven die nog niet geretourneerd zijn. Door het aantal in te geven per product geef je aan welke producten en hoeveel je er wil retourneren. Wanneer je op toepassen klikt worden de producten toegevoegd aan de retour. De retour wordt definitief op het moment dat je op opslaan of toepassen klikt. Ook hier geldt: het systeem houdt rekening met aanpassingen in de order en maakt waar nodig een creditfactuur aan op het moment dat er een retour wordt aangemaakt.

Tabblad Klantgegevens:
In dit tabblad kan je eenvoudig de klantgegevens en opmerkingen inzien van de klant of gebruiker. Ook kan je hier de gegevens aanpassen of opzoeken en toevoegen aan de order. Bovenaan is een knop te vinden genaamd ‘Klantgegevens toevoegen’. Je kunt in de pop-up een naam van een klant of gebruiker zoeken, kiest de juiste gegevens en de gegevens worden ingevuld in het formulier. Na het opslaan zijn de gegevens opgeslagen/gewijzigd. 

Tabblad Producten:
In dit tabblad kan je de producten inzien die opgenomen zijn in de order. Daarnaast heb je in dit tabblad tevens de mogelijkheid om de producten te wijzigen, nieuwe producten toe te voegen een of meerdere orderregels toe te voegen, korting of kosten op te geven en producten te verwijderen. Op het moment dat een order verstuurd is, is het nog steeds mogelijk om de order aan te passen. Het systeem houdt rekening met verschillen en maakt op basis van de aanpassingen een credit- of een nieuwe debetfactuur aan waarop alle wijzigen te zien zijn met het openstaande of terug te boeken bedrag.

Bij het verleggen van de BTW worden er nu twee facturen gegenereerd: de huidige order wordt gecrediteerd waarna vervolgens een debetfactuur aangemaakt wordt voor het bedrag zonder BTW. 

Tabblad Transacties:
In dit tabblad worden verschillende zaken weergegeven met betrekking tot de transacties zoals achteraf betalen (bijvoorbeeld versturen van facturen naar Klarna), CCV Online Payments transacties (voor terugboeken en inzien van transacties via CCV Online Payments) en de betaalhistorie.

Tabblad Verstuurde Berichten:
In het laatste tabblad worden berichten bijgehouden die zowel automatisch worden aangemaakt tijdens wijzigingen van de order dan wel handmatig zijn verstuurd naar de klant. Op het moment dat de status bijvoorbeeld wijzigt van een order, heb je tevens de mogelijkheid om de klant in te lichten. Het bericht dat dan verstuurd wordt, wordt onder dit tabblad opgeslagen. Daarnaast kan je een bericht versturen door op de knop ‘Verstuur bericht’ te klikken in het eerste blok in het tabblad orderoverzicht. Ook dit bericht wordt opgeslagen in het tabblad ‘Verzonden berichten’.

Tabblad Logboek:
In het logboek worden alle gebeurtenissen die te maken hebben met deze specifieke order bijgehouden. Een paar voorbeelden hiervan zijn:
- Order aangemaakt 
- Status gewijzigd naar nieuw 
- Factuur aangemaakt 

Groepsacties:
Bij de agenda in het orderbeheer is het mogelijk om orders te selecteren en via een groepsactie het orderoverzicht de facturen en de pakbonnen te printen. Je kunt de agenda vinden in het orderbeheer via: Startpunt > Mijn Orders > Agenda.

Factuur beheer
Via Startpunt > Mijn Orders > Factuur beheer kun je gemakkelijk een overzicht inzien van alle debet en credit facturen. In dit overzicht zie je factuurregels met het daarbij behorende factuurnummer, ordernummer, klantnaam, factuurstatus, credit of debet factuur, aangemaakt op en totaalbedrag. Het overzicht is puur bedoeld om snel een factuur terug te kunnen vinden of meerdere facturen bij een order te bundelen. Naast groepsacties die je kunt uitvoeren voor meerdere facturen kun je ook per factuurregel iets wijzigen of de factuur inzien. Wanneer je kiest voor het inzien van de factuur ga je naar het tabblad ‘Facturen’ in de order detailpagina. Hier zie je alle facturen die van toepassing zijn op die order.

Via onderstaande video kunnen jullie de instellingen / flow zien van het aanmaken van credit en debet facturen: 

Let op! Om de kwaliteit van de video te verhogen kun je klikken op volledig beeldscherm rechtsonder, vervolgens op het tandwiel. Daar kun je klikken op: 'kwaliteit' deze kun je aanpassen naar 1080p HD. 

Retourbeheer
Via Startpunt > Mijn Orders > Retourbeheer kun je je retouren inzien.  De informatie die in dit overzicht te zien is, is het retournummer, ordernummer, klantnaam, retourstatus, aangemaakt op en totaalbedrag (incl./ excl. Btw.). Ook in dit overzicht is het mogelijk om groepsacties uit te voeren en een retour in te zien of te wijzigen door op de retourregel te klikken. Wanneer je op de retourregel klikt, krijg je het tabblad retouren te zien op de order detail pagina.

5. Offertes

Lever jij diensten of exclusieve producten? Wil of kan je om welke reden dan ook geen prijzen of tarieven vermelden? Jouw bezoekers kunnen door middel van de gratis app “Offertes” eenvoudig een offerte aanvragen voor één of meerdere artikelen. Hierdoor heb jij de kans om per klant een passende aanbieding te doen.

Na het activeren van de app ‘Offertes’ in de app store zijn er een aantal instellingen beschikbaar in jouw onderhoudstool. Via Startpunt > Mijn Webshop > Instellingen > Bestelproces & voorraad > Offerte instellingen vind je de volgende instellingen:

1. Offerte titel: wijzig hier de tekst die op de offerteknop staat.
2. Tekst in categorieweergaven: bepaal hier welke tekst je in de categorieweergave bij de offerteproducten wilt tonen.
3. Begeleidende tekst: stel hier de tekst in die bij de offertepagina getoond wordt.
4. Offerteteksten: hier kan je instellen welke teksten getoond moeten worden in de e-mails. Deze bestaat uit een header en een footer. Deze worden ook getoond op de pagina die de klant te zien krijgt wanneer de offerte geaccepteerd wordt.
5. Werking offerteknop: bepaal hier of de klant bij het aanklikken van de offerteknop de keuze krijgt om direct naar de offertepagina te gaan of dat er een pop-up getoond wordt die de keuze geeft tussen ‘doorgaan naar de offertepagina’ of ‘verder winkelen’.

Offerte knop activeren. 
De offerteknop kan je activeren onder het tabblad opties bij het betreffende product bij het kopje: "Toon bestel/offerteknop bij product"

Gegevensvelden 
Je kunt zelf bepalen welke gegevens de klant moet invullen bij een offerteaanvraag. Dit kun je instellen via “Startpunt > Mijn Webshop > Instellingen > Bestelproces & voorraad > Gegevensvelden”.

Daarnaast heb je de mogelijkheid om eigen velden toe te voegen onderaan de pagina. Wanneer je de offerte app al eerder geïnstalleerd had zullen hier ook de (eerder verplichte) velden voor ‘naam’ en ‘e-mailadres’ in staan. Het is raadzaam om deze te verwijderen en de vervangende velden uit de offerte-kolom in de gegevensvelden in te schakelen.

Bij de vrije velden heb je de keuze uit 2 types: tekstveld en tekstgebied. Bij een tekstveld kun je slechts één enkele regel tekst invoeren, terwijl een tekstgebied jou de mogelijkheid biedt om meer tekst kwijt te kunnen. Heb je reeds ‘naam’ en ‘e-mailadres’ ingevuld bij de vorige installatie van de Offertes app? Dan worden deze automatisch omgezet naar tekstveld. Daarom raden wij aan om ‘naam’ en ‘e-mailadres’ te verwijderen en gebruik te maken van de desbetreffende gegevensvelden in de kolom “offerte”.

Offertebeheer 

Overzicht 
Via “Startpunt > Mijn Orders > Offertebeheer” is het mogelijk om alle offertes te bekijken. Je kunt hier ook specifiek zoeken naar een bepaalde offerte of filteren op velden zoals naam, datum en status. Daarnaast is het mogelijk om vanuit deze overzichtspagina nieuwe offertes aan te maken.

Nieuwe offerte aanmaken
Door in het overzicht op de button “Maak nieuwe offerte aan” te klikken kan je handmatig een nieuwe offerte aanmaken. Dit werkt hetzelfde als een bestaande offerte bewerken maar bevat geen gegevens of producten. Deze kunnen zelf toegevoegd worden. Verkoop jij ex. btw? Dan wordt vanzelfsprekend de totaal prijs van de offerte ook exclusief BTW getoond. 

Offerte bekijken en bewerken 
Om de details van een offerte te bekijken en te bewerken klik je in het overzicht op het icoon en selecteer je “wijzig gegevens”. Ook is het mogelijk om op de offerte nummer te klikken. Je komt vervolgens op de detailpagina van de geselecteerde offerte. Deze is onderverdeeld in drie tabbladen: Persoonsgegevens, Producten en Notities.

Persoonsgegevens
In dit tabblad kunnen de persoonsgegevens van de klant bekeken en aangepast worden. De velden die hier staan komen overeen met de velden die hier staan: Startpunt > Mijn Webshop > Instellingen > Bestelproces & voorraad > Gegevensvelden.

Middels de button  ‘klantgegevens’ kun je het formulier laten invullen met bestaande klantgegevens. Er opent een scherm waar je kunt zoeken in eerdere orders of klantgegevens. Voor klantgegevens moet de app ‘Login systeem’ geïnstalleerd zijn.

Producten
Hier kunnen de producten bij de offerte aangepast en toegevoegd worden. Ook kunnen hier prijzen aangepast worden.

Naast de mogelijkheid om prijzen van de offerteregels aan te passen is het ook mogelijk een eindprijs op te geven. Dan wordt de korting in combinatie met de btw voor je uitgerekend.

Notities
Hier kun je de notities bij een offerte bekijken, toevoegen en/of verwijderen. Deze notities zijn niet zichtbaar voor de klant.

Filteren
Je hebt de mogelijkheid om binnen het offertebeheer specifiek te zoeken naar een order zodat dit je niet veel tijd kost. Zoek bijvoorbeeld op naam of op e-mailadres. Ook kun je filteren op de status van een offerte: open, aangevraagd, verstuurd naar klant, geaccepteerd door klant. 

Offerte versturen 
Wanneer de offerte compleet is kan deze naar de klant verstuurd worden. Dit doe je door op de button “Versturen offerte” te klikken. De mail die naar de klant verstuurd wordt bevat een overzicht van de offerte. Daarnaast staat er ook een link in die de klant kan gebruiken om akkoord te gaan met de offerte.

Omzetten naar een order
Wanneer een offerte geaccepteerd is door de klant kan deze gemakkelijk vanuit het offertebeheer worden omgezet naar een order. Om een offerte om te zetten selecteer je de order en klik je op “Wijzig gegevens”. Vervolgens kom je op de detailpagina van de offerte waar rechtsboven de button “Omzetten naar order” staat. Als je “Omzetten naar order” aanklikt krijg je de volgende pop-up te zien:

Hier kan je de status van de order meegeven, ook kan vanuit hier aangegeven worden dat er een factuur naar de klant is gestuurd. Daarnaast kan er wanneer de app “Betaallink” geïnstalleerd is direct een e-mail naar de klant gestuurd worden om de order te betalen.

Wil jij de gehele flow zien van het aanmaken van een offerte? Zie onderstaande video.

Let op! Om de kwaliteit van de video te verhogen kun je klikken op volledig beeldscherm rechtsonder, vervolgens op het tandwiel. Daar kun je klikken op: 'kwaliteit' deze kun je aanpassen naar 1080p HD. 

 6. Hoe kan jouw klant een retour aanmelden?

Het is voor de bezoeker ook mogelijk om in de webshop artikelen te retourneren. We kennen binnen CCV Shop twee type klanten, namelijk de gast en de gebruiker. De gast wenst geen account aan te maken (of dit is niet mogelijk gemaakt door jou als webshopeigenaar) en de gebruiker heeft tijdens het bestellen of eerder een account aangemaakt in de shop. Hieronder zullen we het retourneren voor de gast en gebruiker gaan uitleggen:

Gast met een retour
Voor een gast is uiteraard mogelijk om een artikel te kunnen retourneren via de webshop. Als webshopeigenaar die je hiervoor eerst een modulaire pagina aan te maken met een retouren element. Wanneer de gast op de retourpagina komt ziet hij / zij 2 mogelijkheden om in te kunnen loggen. Omdat een gast geen account heeft dient hij / zij in te kunnen loggen door het ordernummer, de postcode en het huisnummer in te geven. Zo kan de gast de order inzien en daar een retour aanmaken. Daarin staat een button met ‘Retour aanmaken’. Deze button is alleen zichtbaar als er nog items zijn die nog niet geretourneerd zijn in die order maar ook als de termijn op het retourrecht nog niet is verstreken. De termijn op retourrecht is in te stellen bij de Workflow settings. 

Gebruiker met een retour
De gebruiker kan inloggen door middel van zijn / haar inloggegevens. Wanneer de gebruiker dit heeft gedaan kan de gebruiker via de account pagina naar zijn / haar account gaan. Aan de linkerkant is een menu die de gebruiker welkom heet met zijn / haar voornaam. Daaronder zijn de persoonlijke menu items te vinden zoals: mijn orders, mijn retouren, mijn offertes en mijn facturen. Ook is het mogelijk om een gehele order opnieuw te bestellen door op de knop “Opnieuw bestellen” te klikken. Via een order kan de klant een retour aanmaken. Daarin staat een button met ‘Retour order’. Deze button is alleen zichtbaar als er nog items zijn die nog niet geretourneerd zijn in die order maar ook als de termijn op het retourrecht nog niet is verstreken. De termijn op retourrecht is in te stellen bij de Workflow settings. 

Retourpagina
Wanneer de gebruiker op de knop heeft klikt om een retour aan te maken komt de gebruiker op een nieuwe retourpagina. Aangekomen op de pagina verschijnt er een pop-up waarin de producten worden weergeven die in die order staan. De gebruiker kiest welke en hoeveel producten er retour moeten en klikt vervolgens op ‘Toepassen’ om de producten toe te voegen aan het retourformulier. De gebruiker kan na deze actie de producten en aantal nog wijzigen door op de knop ‘Wijzigen’ te klikken in het rechter blok (Retour details). Vervolgens doorloopt de gebruiker drie stappen:
Stap 1:
De gebruiker geeft aan wat de reden is van de retour.
Stap 2:
De gebruiker controleert of het afleveradres overeenkomt en wijzigt het afleveradres als deze niet klopt. 
Stap 3:
Bij stap 3 staan de adres- en contactgegevens van de webshopeigenaar. Deze informatie kan de gebruiker gebruiken voor het versturen van de retouren en om eventueel nog contact op te kunnen nemen met jou. Er worden tevens ook meest gestelde vragen weergeven die je kan koppelen via het onderhoud van je webshop. Je dient eerst een FAQ-pagina aan te maken en op basis van categorie kan je dan de juiste FAQ-categorie koppelen aan de retourpagina (Mijn Webshop-> Instellingen -> Bestelproces & voorraad -> Workflow -> tabblad: Retouren).

Op dit moment ondersteunen wij geen X-Y korting in combinatie met retourneren. X-Y korting is bijvoorbeeld 4 halen 3 betalen. Is dit wel gewenst? Vraag dit via Support zodat wij je verder kunnen helpen.

Bedankpagina
Na het versturen van het retourformulier komt de gebruiker op een bedankpagina. De tekst op deze pagina in aan te passen in de instellingen via Startpunt > Mijn Webshop > Instellingen > Algemeen > Teksten. Je hebt in de instelling de mogelijkheid om de standaard tekst aan te passen en door middel van keys te bepalen waar de veel gestelde vragen komen en waar de button wordt geplaatst voor het aanmaken van een retourlabel. Dit kan via: Startpunt > Mijn Webshop > Instellingen > Bestelproces en voorraad > Workflow > Tabblad Retouren.

Via de onderstaande video kun je zien hoe een klant een retour kan aanmaken en vervolgens een credit factuur hiervoor krijgt:

Let op! Om de kwaliteit van de video te verhogen kun je klikken op volledig beeldscherm rechtsonder, vervolgens op het tandwiel. Daar kun je klikken op: 'kwaliteit' deze kun je aanpassen naar 1080p HD.