Offertes

Lever jij diensten of exclusieve producten? Bied je staffels aan of eenmalige partijen producten? Wil of kan je om welke reden dan ook geen prijzen of tarieven vermelden? Hier hebben wij een oplossing voor, namelijk een update van de offertes app! Jouw bezoekers kunnen door middel van de nieuwe versie van deze app eenvoudig een offerte aanvragen voor één of meerdere artikelen. Hierdoor heb jij de kans om per klant een passende aanbieding te doen.

App 

Je kunt de app “Offertes” gratis activeren in de CCV Shop App Store via “Startpunt > App Store”.

Na het activeren zijn er een aantal instellingen beschikbaar in jouw onderhoudstool. Via   “Startpunt > Mijn Webshop > Instellingen > Bestelproces & voorraad > Offerte instellingen” vind je de volgende instellingen:

1. Offerte titel: wijzig hier de tekst die op de offerteknop staat.
2. Tekst in categorieweergaven: bepaal hier welke tekst je in de categorieweergave bij de offerteproducten wilt tonen.
3. Begeleidende tekst: stel hier de tekst in die bij de offertepagina getoond wordt.
4. Offerteteksten: hier kan je instellen welke teksten getoond moeten worden in de e-mails. Deze bestaat uit een header en een footer. Deze worden ook getoond op de pagina die de klant te zien krijgt wanneer de offerte geaccepteerd wordt.
5. Werking offerteknop: bepaal hier of de klant bij het aanklikken van de offerteknop de keuze krijgt om direct naar de offertepagina te gaan of dat er een pop-up getoond wordt die de keuze geeft tussen ‘doorgaan naar de offertepagina’ of ‘verder winkelen’.

Offerte knop activeren. 
De offerteknop kan je activeren onder het tabblad opties bij het betreffende product bij het kopje: "Toon bestel/offerteknop bij product"

Gegevensvelden 

Je kunt zelf bepalen welke gegevens de klant moet invullen bij een offerteaanvraag. Dit kun je doen via “Startpunt > Mijn Webshop > Instellingen > Bestelproces & voorraad > Gegevensvelden”.

Daarnaast heb je de mogelijkheid om eigen velden toe te voegen onderaan de pagina. Wanneer je de offerte app al eerder geïnstalleerd had zullen hier ook de (eerder verplichte) velden voor ‘naam’ en ‘e-mailadres’ in staan. Het is raadzaam om deze te verwijderen en de vervangende velden uit de offerte-kolom in de gegevensvelden in te schakelen.

Bij de vrije velden heb je de keuze uit 2 types: tekstveld en tekstgebied. Bij een tekstveld kun je slechts één enkele regel tekst invoeren, terwijl een tekstgebied jou de mogelijkheid biedt om meer tekst kwijt te kunnen. Heb je reeds ‘naam’ en ‘e-mailadres’ ingevuld bij de vorige installatie van de Offertes app? Dan worden deze  automatisch omgezet naar tekstveld. Daarom raden wij aan om ‘naam’ en ‘e-mailadres’ te verwijderen en gebruik te maken van de desbetreffende gegevensvelden in de kolom “offerte”.

Offertebeheer 

Overzicht 
Via “Startpunt > Mijn orders > Offertebeheer” is het mogelijk om alle offertes te bekijken. Je kunt hier ook specifiek zoeken naar een bepaalde offerte of filteren op velden zoals naam, datum en status. Daarnaast is het mogelijk om vanuit deze overzichtspagina nieuwe offertes aan te maken.

Offerte status
In het overzicht is te zien welke status een offerte heeft. De mogelijkheden zijn:

• Aangevraagd: de offerte is aangevraagd door de klant.
• Open: de offerte is handmatig aangemaakt in de onderhoudstool
• Verstuurd naar klant: de offerte is verstuurd naar de klant, maar is nog niet geaccepteerd
• Geaccepteerd door klant: de offerte is door de klant ontvangen en geaccepteerd.

Nieuwe offerte aanmaken

Door in het overzicht op de button “Maak nieuwe offerte aan” te klikken kan je handmatig een nieuwe offerte aanmaken. Dit werkt hetzelfde als een bestaande offerte bewerken maar bevat geen gegevens of producten. Deze kunnen zelf toegevoegd worden.

Offerte bekijken en bewerken 

Om de details van een offerte te bekijken en te bewerken klik je in het overzicht op het icoon en selecteer je “wijzig gegevens”. Je komt vervolgens op de detailpagina van de geselecteerde offerte. Deze is onderverdeeld in drie tabbladen: Persoonsgegevens, Producten en Notities.

Persoonsgegevens
In dit tabblad kunnen de persoonsgegevens van de klant bekeken en aangepast worden. De velden die hier staan komen overeen met de velden die hier staan:  “Startpunt > Mijn Webshop > Instellingen > Bestelproces & voorraad > Gegevensvelden.”

Middels de button  ‘klantgegevens’ kun je het formulier laten invullen met bestaande klantgegevens. Een opent een scherm waar je kunt zoeken in eerdere orders of klantgegevens. Voor klantgegevens moet de app ‘Login systeem’ geïnstalleerd zijn.

Producten
Hier kunnen de producten bij de offerte aangepast en toegevoegd worden. Ook kunnen hier prijzen aangepast worden.

Naast de mogelijkheid om prijzen van de offerteregels aan te passen is het ook mogelijk een eindprijs op te geven. Dan wordt de korting in combinatie met de btw voor je uitgerekend.

Notities
Hier kun je de notities bij een offerte bekijken, toevoegen en/of verwijderen. Deze notities zijn niet zichtbaar voor de klant.

Filteren
Je hebt de mogelijkheid om binnen het offertebeheer specifiek te zoeken naar een order zodat dit je niet veel tijd kost. Zoek bijvoorbeeld op naam of op e-mailadres. Ook kun je filteren op de status van een offerte: open, aangevraagd, verstuurd naar klant, geaccepteerd door klant, alle.

Offerte versturen 

Wanneer de offerte compleet is kan deze naar de klant verstuurd worden. Dit doe je door op de button “Versturen offerte” te klikken. De mail die naar de klant verstuurd wordt bevat een overzicht van de offerte. Daarnaast staat er ook een link in die de klant kan gebruiken om akkoord te gaan met de offerte.

Offertenummer 

Op het moment dat de offerte verstuurd wordt, krijgt deze een offertenummer. Deze wordt pas op dat moment toegekend omdat de offerte dan definitief is. 

Omzetten naar een order

 Wanneer een offerte geaccepteerd is door de klant kan deze gemakkelijk vanuit het offertebeheer worden omgezet naar een order. Om een offerte om te zetten selecteer je de order en klik je op “Wijzig gegevens”. Vervolgens kom je op de detailpagina van de offerte waar rechtsboven de button “Omzetten naar order” staat. Als je “Omzetten naar order” aanklikt krijg je de volgende pop-up te zien:

Hier kan je de status van de order meegeven, ook kan vanuit hier aangegeven worden dat er een factuur naar de klant is gestuurd. Daarnaast kan er wanneer de app “Betaallink” geïnstalleerd is direct een e-mail naar de klant gestuurd worden om de order te betalen.

Offerte prijzen

Om prijzen ter indicatie te tonen op een offerte dien je de toggle te gebruiken via Instellingen > Workflow instellingen > Offertes > Algemeen.
Deze prijzen zijn ter indicatie. Dit betekent dat kosten zoals verzendkosten en kosten die gelden voor bepaalde betaalmethodes hier niet bij inbegrepen zijn. Zodra de instelling ingeschakeld wordt, worden de prijzen op drie plekken getoond, namelijk:

• Op de productpagina bij de offerteknop
• Op de offertepagina
• Prijzen per regel (prijs per stuk * aantal) en de extra kosten als er attributen met een meer- of minderprijs gekozen zijn
• Totaalbedrag ex. btw
• Btw-bedrag + percentages
• Totaalbedrag inc. btw
• In de offertemail die naar de aanvrager verstuurd wordt
• Prijzen per regel (prijs per stuk * aantal) en de extra kosten als er attributen met een meer- of minderprijs gekozen zijn
• Totaalbedrag ex. btw
• Btw-bedrag + percentages
• Totaalbedrag inc. btw