Exact Online

Het is met CCV Shop mogelijk om een koppeling te leggen met het boekhoudpakket Exact Online. Met deze koppeling kun je eenvoudig jouw orders in jouw webwinkel met één druk op de knop verzenden naar jouw boekhouding in Exact Online. Hierdoor hoef je niet jouw orders nogmaals in jouw boekhouding over te nemen. Daarnaast kun je jouw factuurbeheer geheel onderhouden binnen in Exact Online als je dit wenst, met het uitgebreide facturatiebeheer van Exact Online.

Het is goed te weten, voordat je begint met deze koppeling, dat er twee mogelijkheden zijn om een koppeling te leggen met Exact Online:

1. Jouw gehele facturatie vindt plaats in Exact Online (je dient bij Exact Online minimaal de uitbreiding “Factuur” te hebben).
2. Je regelt de facturatie in de software van CCV Shop of een ander pakket en verzend alleen de financiële boekingen naar Exact Online (je dient bij Exact Online minimaal het abonnement “Basis” te hebben).

N.B: Er is geen synchronisatie tussen de producten in jouw webwinkel en jouw producten in de boekhouding. Er wordt bij de synchronisatie een factuur aangemaakt in Exact Online waarbij alle producten gekoppeld worden aan één artikelnummer. Op de factuur worden wel de juiste prijzen en omschrijvingen per productregel afgedrukt. 

Artikel toevoegen

Je dient als eerste een artikel aan te maken in Exact Online waaronder alle producten geboekt worden. Dit is een fictief product die zelf niet verschijnt op een factuur. Deze wordt gebruikt voor de koppeling omdat er geen synchronisatie is tussen de producten in de webwinkel en de Exact Online boekhouding. Het product moet gekoppeld worden aan een magazijn. Een magazijn dient indien deze nog niet aanwezig is aangemaakt te worden in de omgeving van Exact online bij “Stamgegevens” > "Magazijnen". Je dient een code en een naam op te geven en een vinkje te plaatsen bij "Hoofd".

Je gaat in Exact Online naar “Stamgegevens > Artikelen > Nieuw” en voert hier een product toe. Je vult bij de code onder het kopje “Algemeen” een unieke code in die je later nodig hebt bij de instellingen in jouw webwinkel. Daarnaast kun je een omschrijving invullen van het fysieke product, bijvoorbeeld “Webwinkel product”.

Bij het kopje ‘Eigenschappen’ dient het vinkje bij ‘Deelbaar’ aangevinkt te worden om ondersteuning te bieden voor decimalen aantallen. Kies vervolgens Onder het kopje ’Voorraadinformatie’ ook het magazijn. Verder hoef je niets op te geven bij de andere velden, aanvullende informatie zoals prijzen worden in de koppeling verder aangevuld.

Instellingen CCV Shop

Wanneer je het artikel toegevoegd hebt, ga je naar het onderhoudspanel van jouw webwinkel. Je gaat naar “Startpunt > Mijn webshop > Instellingen > Boekhouding > Exact Online”. Daar vind je alle instellingen om de koppeling met Exact Online te realiseren. Hieronder wordt per invulveld beschreven waar deze voor dienen.

Exact Online koppeling
Kies hier jouw land om een verbinding te maken met Exact Online.

Inloggen Exact Online
Je krijgt een inlogscherm van Exact Online. Vul hier jouw gebruikersnaam en wachtwoord in om in te loggen.

Verbonden met Exact Online
Wanneer je de juiste inloggegevens hebt ingevuld, ben je verbonden met Exact Online. Je krijgt verschillende instellingen te zien (zie verder in dit hoofdstuk). Mocht je weer willen uitloggen, klik dan op ‘Verbreek verbinding’.

Administratie
Je dient hier de juiste administratie van Exact Online te selecteren. Jouw administratie vind je in Exact Online onder “Algemeen > Mijn profiel” en dan onder het kopje “Administraties”.

Verkoop Dagboek
Selecteer hier onder welk verkoop dagboek de facturen geboekt moeten worden. Je vindt de dagboeken in Exact Online onder: “Financieel > Grootboekrekeningen > Onderhoud”.

Koppel btw-codes
De producten moeten aan de juiste btw tarieven gekoppeld worden in de boekhouding. Welk btw-tarief dit is kan per land verschillen. Daarom dien je voor elk land per btw-tarief aan te geven aan welke btw-code dit gekoppeld moet worden in jouw boekhouding. Je kan ook standaardwaardes opgeven. Als er geen btw-code voor dat btw-tarief en land is ingesteld zal er teruggevallen worden op de standaardwaardes.

Je vindt alle btw-codes bij Exact Online onder “Algemeen > Stamgegevens > Belasting > btw > codes”. Daar vind je alle btw-tarieven in jouw boekhouding.

Wanneer je hier kiest voor “ja” zal de orderdatum ook de transactiedatum zijn in Exact Online van de order. Als je “nee” kiest wordt de transactie geplaatst met de datum dat je de order naar Exact Online verzend.

Export type
Zoals eerder aangegeven zijn er twee manieren om jouw orders te verzenden naar Exact Online. Wanneer je er voor kiest om de gehele facturatie in Exact Online plaats te laten vinden dan kies je hier voor “Factuur”. Hierdoor wordt de gehele order naar Exact Online verzonden en komt deze terecht bij jouw facturen.

Als je hier kiest voor “Financiële boeking” dan wordt er alleen een financiële boeking verzonden naar Exact Online. Je vindt de verzonden transactie onder jouw boekingen in jouw boekhouding.

Factuur - Standaard artikel
Je hebt in het vorige hoofdstuk een fictief artikel aangemaakt waar alle producten aan gekoppeld gaan worden. De code die je daar ingevuld hebt dien je in het invulveld “Standaard artikel” in te vullen. 

Financiële boekhouding – debet grootboekrekening
Vul hier de gegevens in die je ook bij Exact heeft ingevoerd.

Financiële boekhouding – credit grootboekrekening
Kies hier de credit grootboekrekening die voor je van toepassing is.

Orders verzenden naar Exact
De koppeling is nu een feit. Nu kun je eenvoudig de orders in jouw webwinkel verzenden naar Exact Online. Dit doe je in het onderhoudspanel van jouw webwinkel onder “Startpunt > Mijn klanten > Orderbeheer”. Hier vind je al jouw orders.

Wanneer je één enkele order wilt versturen naar Exact Online dan klik je op een order en gaat naar tabblad “Koppelingen”. Je vindt hier een knop ”Exporteer naar boekhouding”. Op het moment dat je hier op klikt wordt er een factuur aangemaakt in jouw Exact Online boekhouding. Daarnaast wordt er onder deze knop de historie bij gehouden wat je gedaan hebt en welk ordernummer in Exact Online aangemaakt is. 

Wanneer je meerdere orders tegelijkertijd wilt versturen dan vink je in het orderbeheer meerdere orders aan en kies je bij “Groepsacties selecteren” de optie “Exact boekhouding”. Je verstuurt hiermee alle orders die je geselecteerd hebt naar jouw boekhouding in Exact Online.

Zorg in de stamgegevens van jouw administratie dat het boekjaar is geopend waarop de journaalposten betrekking hebben. Dit doe je in Exact Online via het menu “Algemeen > Administratie inrichting > Stamgegevens > Financieel > Periode-datum tabel”. Meer informatie over periode-datum tabel van Exact Online vind je hier.

Zorg dat de volgende instelling is aangepast binnen Exact;

Klik links bovenin op de administratienaam vervolgens instellingen en dan het tabblad financieel. Aan de rechterzijde is de instelling betalingsconditie(verkoop) nog leeg, hier moet er een 1 worden gekoppeld.