Twinfield

Wanneer je een webwinkel begint of hebt is jouw boekhouding een belangrijk onderdeel van jouw onderneming. Niet alleen moet je facturen versturen, facturen crediteren maar ook bijvoorbeeld belastingaangiftes doen. 

Om dit eenvoudiger te maken heeft CCV shop een directe koppeling gemaakt met Twinfield. Met deze koppeling kun je eenvoudig jouw orders doorsturen naar jouw boekhoudomgeving zonder ingewikkelde imports en/of exports.

Hierdoor hoef je niet jouw orders nogmaals in de boekhouding over te nemen. Daarnaast kun je jouw factuurbeheer geheel onderhouden binnen de omgeving van Twinfield, met het uitgebreide facturatiebeheer van Twinfield.

Instellingen Twinfield

Er dienen in Twinfield bepaalde instellingen toegepast te worden voor een juiste werking van de koppeling. Zo is het noodzakelijk dat er BTW codes aangemaakt worden in de omgeving van Twinfield. Dit zorgt ervoor dat ons platform kan verifiëren met de omgeving van Twinfield.

Om de facturen ook de juiste informatie te laten tonen in de omgeving van Twinfield is het ook noodzakelijk dat er factuurtypes aangemaakt worden.

Het is nogal ingewikkeld om dit zelf in te stellen, ook is dit niet altijd mogelijk binnen de omgeving van Twinfield omdat niet elk niveau deze rechten heeft.

Gelukkig wordt de inrichting van deze “stamgegevens” (factuurtypen en btw-codes) verzorgd door Twinfield.

Voor het kunnen inrichten van de correcte stamgegevens ontvangt Twinfield graag jouw “Omgevingscode” en “Administratiecode”, deze heb je ontvangen bij het aanmaken van jouw account bij Twinfield. Daarnaast ontvangen zij ook graag jouw contactinformatie, zodat ze samen met jou de benodigde instellingen kunnen afstemmen.

Dit verzoek kun je per mail doen naar het adres: [e-mail]

Mocht je het zelf in willen instellen dan dien je minimaal het abonnement “Compleet Boekhouden” bij Twinfield af te nemen, wij geven hier geen verdere ondersteuning op. 

Instellingen CCV Shop

Als de benodigde gegevens zijn aangepast in de omgeving van Twinfield dan is het tijd om de koppeling in CCV Shop te gaan instellen.

Allereerst kunt je hier “Startpunt > Mijn webshop > Instellingen > Boekhouding > Twinfield” de gegevens kwijt waar je mee inlogt in Twinfield. Hieronder een voorbeeld: (figuur 1). 

Instellingen voor gevorderden

Binnen deze uitleg gaan we dieper in op de instellingen welke toegepast moeten worden binnen Twinfield.
Let op! Wij geven geen ondersteuning op het zelf instellen van jouw boekhoudomgeving. 

Factuurtypen

De volgende factuurtypen dien je aan te maken in de omgeving van Twinfield.
Factuurtype: BIEDMEER-INCOB

Veld	Waarde
Code	BIEDMEER-INCOB
Factuurprijzen (Factuurprijzen zijn inclusief btw)	Geselecteerd

Factuurtype: BIEDMEER-EXCOB

Veld	Waarde
Code	BIEDMEER-EXCOB
Factuurprijzen (Factuurprijzen zijn exclusief btw)	Niet geselecteerd

Let op! Dat alle BTW instellingen bij artikelen goed zijn ingesteld. 

Instellingen boekingsgang verkoopfacturenVoor de factuurinstellingen ga je naar het tabblad Facturatie > Factureren > Factuurtypen.

Hier kun je de factuurinstellingen en de boekingsgang voor de verkoopfacturen bewerken. Selecteer een code met behulp van de snelzoeker om een bestaande code te bewerken of type een nieuwe code om een nieuw factuurtype aan te maken. Standaard is de code “factuur” beschikbaar.

Klik op “volgende”. Het scherm met de factuurinstellingen opent, wat bestaat uit de volgende onderdelen:

• Factuurinstellingen
• Boekingsregels
• Elektronisch factureren
• Factuur briefontwerp
• Vrije tekstvelden.

We gaan ze hieronder stap voor stap even af.

Factuur instellingen 

Naam en verkorte naam:
Voer hier de naam en de verkorte naam van de factuurinstellingen in.

Eerstvolgend factuurnummer:
Geef hier het nummer van de eerstvolgende factuur aan. Het systeem zal het factuurnummer automatisch ophogen als je een nieuwe factuur invoert

Let op! Het “eerstvolgende factuurnummer” moet numeriek zijn.

Factuurprijzen zijn inclusief BTW:
Indien je de artikelprijzen inclusief BTW op de factuur afgedrukt wilt hebben moet je dit veld aanvinken.

Let op! Bij de artikelen moet de prijs inclusief BTW ingevuld zijn. Wil je zowel facturen met artikelprijzen inclusief als exclusief versturen dan moet je twee factuurinstellingen maken.

Eenmalige artikelen:
Als je een vinkje plaatst bij “Kan de grootboekrekening aanpassen” dan heb je de mogelijkheid om bij invoer van het eenmalige artikel de standaard grootboekrekening te wijzigen.

Locatie van uitvoeringsdatum:
Deze optie heeft alles te maken met de ICP-aangifte. Je kunt aangeven in het geval dat ICP van toepassing is, of dat moet worden ingevoerd per factuurregel, of dat de instelling voor de hele factuur geldt.

Uitvoeringsdatum gebruiken:
Ook deze optie is voor de ICP-aangifte. Kies uit de opties “Afhankelijk van BTW”, “Ja” of “Verplicht”.

Let op! Maak je geen gebruik van ICP, dan selecteert je de optie “Afhankelijk van BTW”.

Standaard bank:
Maak een keuze uit de beschikbare banken. Dit veld kun je opnemen in het Word sjabloon als verwijzingen, maar heeft boekhoudkundig geen invloed.

Betalingswijze:
Overschrijving, contact, cheque, betalen bij aflevering en D/A. Dit veld kun je opnemen in het Word sjabloon als verwijzing, waarmee de betaalwijze op de factuur wordt vermeld.

Boekingsregels (figuur 2). 

 

Dagboek: Selecteer of voer hier de code van het dagboek in, waarin je de verkoopfacturen wilt journaliseren. In Nederland is dit standaard VRK.Boekingsregels voor de artikelregels: de boekingsregels voor de verkoopfacturen kunnen op drie manieren worden ingesteld:

1. Vaste grootboekrekening, kostenplaats en project
2. Vastleggen op artikelniveau
3. Vastleggen op factuurregelniveau

De boekingssystematiek is hier:
Grootboekrekening, PNL op niveau 1
Kostenplaats, KPL op niveau 2
Project, PRJ of activa, AST, op niveau 3.

In deze velden kunt je codes invullen of externe referenties. 

A Vaste grootboekrekening, kostenplaats en project
Voer bij “boekingsregel voor artikelregels” de grootboekrekening en eventueel de kostenplaats en het project in waarop je de omzet van aangemaakte verkoopfacturen wil boeken.

De boeking van de omzet van de verkoopfactuur wordt nu vastgelegd op de grootboekrekening en kostenplaats die je hier hebt vastgelegd, onafhankelijk van de vastleggingen per artikel (figuur 3). 

B Vastleggen op artikelniveau
Bij het aanmaken van een artikel kunt je per artikel de grootboekrekening en kostenplaats waarop je de omzet van dit artikel wil vastleggen specificeren. In het veld “boekingsregel voor artikelregels” maak je de koppeling tussen deze grootboekrekening en kostenplaats per artikel en de “boekingsregel voor artikelregels”. Hiervoor gebruik je referenties naar de artikelen, $ARTEXT1$ en $ARTEXT2$. ART staat voor artikel, EXT staat voor externe referentie. Hiermee geef je aan dat de boekingsregel voor artikelregels moet worden afgeleid van de grootboekrekening en kostenplaats (dimensie op niveau 1 resp. niveau 2) ingevuld bij artikelbeheer.

Instellingen boekingsregel (figuur 4). 

Vastleggen van de grootboekrekening en kostenplaats bij het artikel (figuur 5). 

De boeking van de omzet wordt nu gemaakt op de grootboekrekening en kostenplaats die je per artikel hebt vastgelegd.

C Vastleggen op factuurregelniveau

Wanneer je kiest voor vastleggen op factuurregelniveau gebruikt je de codes $INVEXT1$ tot en met $INVEXT3$ voor referenties gespecificeerd op artikelregels. INV staat voor invoice (Factuur), EXT voor externe referentie. INVEXT1 is dus gekoppeld aan het eerste vrije tekstveld, INVEXT2 is gekoppeld aan het tweede vrije tekstveld etc. Wanneer je de grootboekrekening definieert als eerste vrije tekstveld en de kostenplaats als tweede vrije tekstveld, verschijnen er bij het aanmaken van de factuur per regel twee nieuwe invoervelden waarin je kunt aangeven op welke grootboekrekening je de omzet wil boeken.

Instelling van de boekingsregel (figuur 6). 

Instellen van de vrije tekstvelden (figuur 7). 

Extra invoervelden “grootboekrekening” en “kostenplaats” bij het aanmaken van de factuur (figuur 8). 

De boeking van de omzet wordt nu gemaakt op de grootboekrekening en kostenplaats die je per factuurregel invoert.

Overige velden bij de factuurtypen:

Artikel ‘0’ (normaal eenmalig artikel): artikel ‘0’ staat voor een speciaal (eenmalig) artikel. Voer hier de grootboekrekening in, waarop je standaard de omzet voor speciale artikelen wil boeken of stel de referentie naar de vrije tekstvelden in.

Artikel T (eenmalig artikel, tijd geformatteerd): dit veld is van belang wanneer je gebruik maakt van uren en onkosten. Zie hiervoor de module Projecten.

Verschillen: van belang wanneer je gebruik maakt van uren en onkosten. Zie hiervoor de module Projecten.

Btw-tarieven

De producten moeten aan de juiste btw-tarieven gekoppeld worden in de boekhouding. Welk btw-tarief dit is kan per land verschillen. Daarom dien je voor elk land per btw-tarief aan te geven aan welke btw-code dit gekoppeld moet worden in jouw boekhouding. Je kan ook standaardwaardes opgeven. Als er geen btw-code voor dat btw-tarief en land is ingesteld zal er teruggevallen worden op de standaardwaardes.

Je vindt alle btw codes bij Twinfield onder “Instellingen > Administratie-instellingen > btw > Nieuwe btw-code”.