Producten importeren

CCV Shop heeft een importtool met vele mogelijkheden. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je producten importeert vanuit een CSV-bestand. Tevens vind je hier een simpel voorbeeld en een uitgebreid voorbeeld waarin alle mogelijke importvelden zijn opgenomen.

De importtool is bedoeld om producten makkelijk en snel te kunnen importeren. Denk bijvoorbeeld aan een exportbestand van een andere webwinkel. De importtool vereist wel enige kennis van CSV-bestanden.

Wat is een CSV-bestand?

Een CSV-bestand, ofwel een komma gescheiden bestand, is een specificatie voor tabelbestanden. Het CSV-bestand is het eenvoudigste databaseformaat dat er bestaat. Het is opgebouwd uit enkel tekstgegevens, waardoor het gemakkelijk geïmplementeerd kan worden en daardoor een brede verspreiding kent. Waarden worden in een CSV-bestand in principe gescheiden door een puntkomma (;) of een komma (,).

Importtaak aanmaken

Je kunt deze instellingen vinden via ‘Startpunt > Mijn producten > Importeer producten’. Op deze pagina vind je een overzicht van jouw huidige importtaken. Zo niet? Dan dien je eerst de optie te activeren via de App Store via "Startpunt > App Store > Producten importeren".

Een nieuwe importtaak aanmaken
Als eerste dien je in bezit te zijn van een CSV-bestand. Deze kan bijvoorbeeld aangeleverd worden door jouw groothandel. Met dit CSV-bestand kun je een importtaak aan gaan maken. Hieronder staat stapsgewijs uitgelegd hoe je zo’n importtaak aan kunt maken. In de hoofdstukken die daarna volgen, wordt precies uitgelegd wat je moet invullen.

1. Klik op ‘Importeren CSV-bestand’.
2. Er zal een dialoog verschijnen.
3. Stel de opties van dialoog “Productimport stap 1 van 3” in (dit wordt in de alinea hieronder verder toegelicht)
4. Wanneer je deze opties ingesteld heeft, klik je op ”Verder”.
5. Nu verschijnt het dialoog met “Productimport stap 2 van 3” Vul deze in en klik op “Verder”.
6. Het dialoog “Productimport stap 3 van 3” verschijnt. Dit is een controlescherm. Controleer hier jouw gegevens. Wanneer deze akkoord zijn, klik je op “Verder”.
7. Jouw importtaak is nu aangemaakt en staat in de lijst “Geplande importtaken”. De import zal zo snel mogelijk worden uitgevoerd. Wanneer dit gebeurd is, ontvang je een e-mail.

Handig om te weten: het importproces draait op de achtergrond. Je hoeft jouw browser dus niet aan te laten staan.

Productimport stap 1 van 3

Op deze pagina kun je selecteren welk bestand je wilt importeren en je stelt de opties in die bij jouw CSV-bestand behoren. Hieronder staat per optie een uitleg.

Selecteer een bestand:
Bij deze optie kun je een bestand van jouw computer kiezen om deze vervolgens te importeren. Geldige bestandsformaten zijn: .csv, .tsv en .txt.

Selecteer een URL:
Met deze optie kun je een bestand vanaf een online opslag importeren (bijv. een import van jouw eigen groothandel). Geldige bestandsformaten zijn: .csv, .tsv en .txt. Dit bestand dient online benadert te kunnen worden.

Scheidingsteken
Hiervoor kun je het bestand openen in het kladblok. Hier zie je welk scheidingsteken er wordt gebruikt.

Eerste regel bevat veldnamen:
Kies hier of de eerste regel de bestandsnamen van de velden bevat. Het bestand begint dus niet gelijk met de producten die geïmporteerd moeten worden, maar bijvoorbeeld met “Artikelnummer”;”Productnaam” etc.

Velden zijn omvat door aanhalingstekens:
Geef aan of de inhoud van jouw velden tussen aanhalingstekens zijn aangegeven of niet.

 

Producten niet bijwerken
Wanneer je voor deze optie kiest worden jouw producten niet bijgewerkt en zullen dus blijven staan zoals ze door jouw zijn ingevoerd. De producten die via jouw importtaak gaan worden geïmporteerd worden dus naast de bestaande producten toegevoegd.

Producten bijwerken
Bij deze optie is het artikelnummer verplicht om het juiste product te kunnen bepalen. Producten met hetzelfde artikelnummer worden geüpdatet.

Tip: test deze optie eerst uit met een klein aantal producten om te controleren of jouw bestand en instellingen correct zijn. Wij kunnen dit proces niet terug draaien. 

Taal
Indien je een meertalige webwinkel hebt, kunnen bepaalde productkenmerken in meerdere talen gevuld worden. Je kunt per importtaak een taal invoeren. Geef hier de gewenste taal aan van dit importbestand. Wanneer je de volgende taal gaat toevoegen via de importtool selecteer je bij de optie “Verwerking bestaande producten” op “Producten bijwerken” en bij de optie “Taal” kies je de taal die het importbestand bevat. Hierna wordt de extra taal die je aangegeven hebt aan jouw product toegevoegd.

Product import stap 2 van 3 

Bij deze stap zoek je het veld uit jouw importbestand op die bij het juiste veld van deze stap hoort. Velden als “Naam” en “Productnummer” zullen voor zichzelf spreken. Bij andere velden komt wat meer bij kijken.Hieronder gaan we de tabbladen binnen stap 2 toelichten. 

Tip: ga ook eens met de muis over de blauwe uitroeptekens voor extra informatie. 

Hier selecteer je de basis informatie van een product zoals de naam, omschrijving. Bij dit tabblad komen geen overige instellingen kijken, je dient alleen het juiste veld bij de juiste waarde te selecteren.

Wanneer er geen categorieën in jouw bestand staan vermeld, dan kun je hier bepalen in welke “Voorkeurscategorie” de producten moeten komen te staan.

Wanneer er wel categorieën in staan, dan kunnen deze op basis van ID ingeladen worden bij een update. Het bestand bevat dan de categorie ID's welke achter jouw categorieën staan vermeld. In “Categorieën beheren”.

Dit kan uiteraard ook op naam. Mocht het bestand nieuwe categorieën bevatten, dan dien je de categorieën op ‘naam’ te bepalen en bij de hoofdcategorie het juiste veld te selecteren. Vervolgens kan ook de subcategorie ingevuld worden, mocht dat nodig zijn.

Tabblad prijs

In dit tabblad kun je de prijs bepalen. Een percentage toevoegen wanneer je bijvoorbeeld een marge over de prijs berekend. De korting welke wellicht voor bepaalde producten geldt, is hier ook toe te wijzen. Ook kun je bepalen of de prijzen afgerond dienen te worden. Zo voorkom je prijzen zoals €2,21.

Tabblad staffelprijzen

Hier zijn de staffelprijzen toe te wijzen. Het is goed om het uitgebreide bestand er bij te pakken om dit goed te kunnen invullen. Het verschil tussen staffelprijzen en vaste staffels wordt toegelicht in het voorbeeld hieronder:

Staffelprijzen:
We nemen een brood:

1 of meer broden €1,- per stuk
5 of meer broden €0,80 per stuk
10 of meer broden €0,50 per stuk

Hier kan de klant dus zelf de aantallen nog opgeven.

Vaste staffelprijzen:

5 broden €0,80 per stuk
10 broden €0,50 per stuk
20 broden €0,20 per stuk

Hier moet de klant een keuze maken uit een aantal, de staffels staan dan dus vast.
Het is belangrijk dat de per staffel aparte velden in het CSV-bestand staan vermeld. Wanneer je dus 3 staffels hebt, dan heb je hier in totaal 9 kolommen in jouw bestand staan.

Tabblad media

In dit tabblad zorg je ervoor dat de foto’s worden geïmporteerd.
Let op! De afbeeldingen dienen al ergens online te staan en benaderbaar zijn middels een URL.

Hieronder een voorbeeld hoe je jouw afbeelding in kunt stellen. 

Stel, je hebt jouw foto’s genoemd naar het artikelnummer van het product (in dit voorbeeld 1234). De eerste foto eindigt op ‘_A.jpg’, de tweede op ‘_B.jpg’. De link naar jouw foto’s ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

http://www.domein.nl/foto/1234_A.jpg

http://www.domein.nl/foto/1234_B.jpg

Wanneer dit het geval is, vul dan bij locatie ‘http://www.domein.nl/foto/’ in. Bij foto naam kies je voor ‘Artikelnummer’. En bij Achtervoegsel kiest je voor foto 1 voor ‘_A.jpg’ en bij foto 2 voor ‘_B.jpg’.

Wanneer in het bestand de volledige link van de afbeelding staat vermeld van de afbeelding dan dien je bij naam alleen de juiste kolom te selecteren.

Bij “video” kun je een eventuele video zichtbaar maken bij een product. Het veld welke de embedded code (dat is een code welke ervoor zorgt dat een video ingeladen wordt, bijvoorbeeld bij YouTube) bevat dient hier geselecteerd te worden.

Tabblad bijlagenDit tabblad gaat hetzelfde te werk als het importeren van afbeeldingen. Wanneer er geen naam wordt geselecteerd, dan wordt de naam van het bestand zelf gebruikt. Het mogen bestanden zijn van de volgende formaten: .txt/.doc/.pdf/.xls/.jpg.

Tabblad voorraad

De voorraad dient aangevinkt te worden als je deze mee wilt importeren. Hier kun je ook extra instellingen selecteren zoals een standaard levertijd. Deze wordt dan gebruikt als de standaardwaarde bij de producten worden vermeld. De voorraad locatie kan worden gebruikt voor het aanduiden van producten als er bijvoorbeeld sprake is van een groot magazijn. Deze worden vervolgens in de order getoond.

Tabblad opties

Binnen dit tabblad kun je verschillende instellingen voor de lay-out opgeven. Producten in de aanbieding of in de lay-out van de webwinkel zichtbaar maken als aanbieding in één van de vensters kan aangeduid worden middels een Y van yes of een N van no.

Tevens kun je producten wel of niet in de Facebookshop plaatsen. Dit gaat op basis van 1 of 0, 1 staat voor ja en 0 voor nee.

De memo voor intern gebruik is te gebruiken voor extra opmerkingen bij een product. Deze worden zichtbaar in het orderbeheer als deze producten worden besteld.

Tabblad metadata

Binnen dit tabblad zijn de vele velden met betrekking op metadata toe te wijzen. Hier staat ook data tussen welke noodzakelijk zijn voor koppelingen met vergelijkingssites. Ook de interne trefwoorden voor de zoekmachine zijn hier toe te wijzen. 

Importeren attributen ("Let op! Onze attribuut import ondersteund geen meertaligheid!")

Het importeren van attributen kan gedaan worden door te gaan naar het tabblad attributen importeren. Let daarbij wel op dat je in het tabblad algemeen altijd het productnummer (artikelnummer) invoert.

Let op! Bij een attribuutcombinatie bijvoorbeeld bij een t-shirt, die een kleur heeft en een maat, is het belangrijk dat in de importlijst bij elke regel die behoord bij dit t-shirt hetzelfde productnummer staat. Alleen dan word de attributenset kleur en maat met hun diverse attributen (blauw, rood, groen, S,M,L,XL,XXL) toegekend aan het t-shirt.Het ‘Attributen importeren’ scherm ziet er als volgt uit. Hieronder zullen we stapsgewijs uitleggen waar deze waarden voor staan.

Combinatie ID
De combinatie ID wordt verkregen wanneer de attributen geëxporteerd worden. Deze krijgen vanuit het systeem een combinatie mee om ze weer aan de juiste set te kunnen koppelen. Wanneer je voor het eerst attributen importeert is deze combinatie niet benodigd.

Combinatie nummer
Het combinatie nummer wordt verkregen wanneer de attributen geëxporteerd worden. Deze krijgen vanuit het systeem een combinatie mee om ze weer aan de juiste set te kunnen koppelen. Wanneer je voor het eerst attributen importeert is deze combinatie niet benodigd.

EAN nummer
Aan een attribuut kan een EAN nummer gekoppeld zijn. Wanneer je deze wil importeren selecteer hier dan de kolom waarin het EAN nummer staat.

SKU nummer
Aan een attribuut kan ook een SKU nummer hebben in jouw webwinkel. Wanneer je deze wil importeren selecteer hier dan de kolom waarin het SKU nummer staat.

Verwachte levertijd getal 
De ‘verwachte levertijd getal’ betreft de kolom waarin aan de hand van een getal aangegeven wordt wat de verwachte levertijd voor het product is, dus voor 1 dag het getal 1.

Actief:
De kolom actief bepaald of de attribuut actief is, dus getoond wordt op de webshop, of inactief zodat deze wel geïmporteerd wordt maar niet te zien is in de voorkant van de webshop.

De kolom 'actief' dient opgemaakt te worden met een 1 voor actief of een 0 voor inactief.

In het CSV-bestand dient deze dus als volgt opgemaakt te worden:

Importeren van attributensets

Het is mogelijk tot en met 4 attributensets te importeren. De kolommen in het SCV-bestand dienen als volgt opgemaakt te worden:

Attribuut 1:	Attribuut 2:	Attribuut 3:	Attribuut 4:
Maat:S	Kleur:Groen	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee
Maat:M	Kleur:Groen	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee
Maat:L	Kleur:Groen	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee
Maat:S	Kleur:Groen	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja
Maat:M	Kleur:Groen	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja
Maat:L	Kleur:Groen	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja
Maat:S	Kleur:Geel	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee
Maat:M	Kleur:Geel	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee
Maat:L	Kleur:Geel	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee
Maat:S	Kleur:Geel	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja
Maat:M	Kleur:Geel	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja
Maat:L	Kleur:Geel	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja

Let op! dat je voor iedere combinatie een nieuwe regel dient te maken. In het voorbeeld zijn maten gebruikt. Let er ook op dat er een dubbele punt staat tussen de naam van de attribuut (bijvoorbeeld kleur) en de waarde (bijvoorbeeld groen).

Meerprijs

Het is mogelijk om pet attribuut een meerprijs te importeren. Het importeren van een meerprijs ziet er als volgt uit. Let op dat je minimaal de laatste meerprijs invult, anders wordt het veld op 0 gezet en zal de meerprijs niet geïmporteerd worden. Er is maar één meerprijs per attribuut mogelijk en dus niet voor combinaties.

Attribuut 1:	Attribuut 2:	Attribuut 3:	Attribuut 4:	Meerprijs 1	Meerprijs 2	Meerprijs 3	Meerprijs 4
Maat:S	Kleur:Groen	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee	1	2	1	0
Maat:M	Kleur:Groen	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee	2	2	1	0
Maat:L	Kleur:Groen	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee	3	2	1	0
Maat:S	Kleur:Groen	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja	1	2	0	1
Maat:M	Kleur:Groen	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja	2	2	0	1
Maat:L	Kleur:Groen	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja	3	2	0	1
Maat:S	Kleur:Geel	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee	1	6	1	0
Maat:M	Kleur:Geel	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee	2	6	1	0
Maat:L	Kleur:Geel	Tijgerprint:Ja	Cadeauverpakking:Nee	3	6	1	0
Maat:S	Kleur:Geel	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja	1	6	0	1
Maat:M	Kleur:Geel	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja	2	6	0	1
Maat:L	Kleur:Geel	Tijgerprint:Nee	Cadeauverpakking:Ja	3	6	0	1

Meerprijs 1 heeft betrekking op attribuut 1. In dit geval zal Maat S, 1 euro extra kosten, Maat M, 2 euro extra, etc. De tweede meerprijs heeft betrekking op 2 rij attributen. Zo kost de kleur Groen 2 euro meer en de kleur Geel 6 euro. Ditzelfde geldt voor de volgende kolommen. Let op dat er dus maar 1 meerprijs per attribuut ingegeven kan worden. Worden er meerdere meerprijzen voor 1 attribuut ingegeven, dan zal de laatste meerprijs in de kolom in combinatie met dit attribuut de rest overschrijven.

Productimport stap 3 van 3

Controleer bij deze stap of jouw instellingen correct zijn, mocht dit niet het geval zijn kun je de instellingen nu nog wijzigen door op de knop “Ga terug” te klikken. Indien alles goed is klik je op 'verder' om de import te starten.

Het kan vervolgens, afhankelijk van drukte, een tijdje duren totdat jouw import echt start en afgerond is.